Prüfprotokoll nach BetrSichV: Pflichtangaben, Aufbewahrung und Nachweis

Stand: 14. Oktober 2026

Kurz gesagt

Nach § 14 Abs. 7 BetrSichV muss die Aufzeichnung einer Prüfung mindestens Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person enthalten und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden. Für überwachungsbedürftige Anlagen wie Aufzüge verlangt § 17 BetrSichV weitere Angaben und die Aufbewahrung über die gesamte Verwendungsdauer. Elektronische Aufzeichnungen sind zulässig.

Welche Vorschriften ein Prüfprotokoll verlangen

Prüfungen von Arbeitsmitteln sind nur so viel wert wie ihr Nachweis. Für Arbeitgeber ergeben sich die Dokumentationspflichten vor allem aus drei Quellen:

§ 14 Abs. 7 BetrSichV für Prüfungen von Arbeitsmitteln, etwa Leitern, Regalen, Maschinen oder elektrischen Geräten,
§ 17 BetrSichV für Prüfungen überwachungsbedürftiger Anlagen, etwa Aufzugsanlagen oder Druckanlagen,
§ 5 Abs. 3 DGUV Vorschrift 3, nach dem auf Verlangen der Berufsgenossenschaft ein Prüfbuch mit bestimmten Eintragungen zu führen ist.

Hinzu kommt die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung. Sie muss nach § 3 Abs. 8 BetrSichV unter anderem Art und Umfang der erforderlichen Prüfungen sowie die Fristen der wiederkehrenden Prüfungen enthalten, und zwar vor der erstmaligen Verwendung der Arbeitsmittel. Allgemein verlangt § 6 Abs. 1 ArbSchG Unterlagen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind.

Prüfprotokoll und Gefährdungsbeurteilung gehören zusammen. Die Gefährdungsbeurteilung legt fest, was, wie oft und von wem geprüft wird. Das Prüfprotokoll belegt, dass es geschehen ist und mit welchem Ergebnis. Wer nur Protokolle sammelt, ohne die Fristen begründet zu haben, kann bei einer Begehung zwar Prüfungen nachweisen, aber nicht, dass sie im richtigen Abstand stattfinden.

Die Pflichtangaben im Vergleich

Angabe	Arbeitsmittel, § 14 Abs. 7 BetrSichV	Überwachungsbedürftige Anlagen, § 17 Abs. 1 BetrSichV
Anlage oder Arbeitsmittel eindeutig bezeichnet	nicht ausdrücklich	Pflicht
Prüfdatum	empfohlen nach TRBS 1201	Pflicht
Art der Prüfung	Pflicht	Pflicht, zusätzlich Prüfungsgrundlagen
Prüfumfang	Pflicht	Pflicht
Eignung und Funktion der technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen	nicht ausdrücklich	Pflicht
Ergebnis der Prüfung	Pflicht	Pflicht
Frist bis zur nächsten wiederkehrenden Prüfung	nicht ausdrücklich	Pflicht
Name und Unterschrift der prüfenden Person	Pflicht	Pflicht, bei Überwachungsstellen auch deren Name
Anlass der Prüfung	empfohlen nach TRBS 1201	Pflicht nach TRBS 1201

Die TRBS 1201 empfiehlt für Arbeitsmittel zusätzlich, Datum und Anlass der Prüfung anzugeben, also etwa Prüfung vor erstmaliger Verwendung, wiederkehrende Prüfung oder Prüfung nach einer prüfpflichtigen Änderung (TRBS 1201, Nummer 8.3.1 Abs. 2). Für überwachungsbedürftige Anlagen ist der Anlass zusätzlich zu den Angaben aus § 17 anzugeben (TRBS 1201, Nummer 8.3.2 Abs. 2). Wird die Prüfung von einer zugelassenen Überwachungsstelle durchgeführt, muss der Arbeitgeber von ihr eine Prüfbescheinigung verlangen (§ 17 Abs. 1 BetrSichV).

Wie lange Prüfprotokolle aufzubewahren sind

Arbeitsmittel nach § 14 BetrSichV: mindestens bis zur nächsten Prüfung (§ 14 Abs. 7 BetrSichV).
Arbeitsmittel nach Anhang 3 BetrSichV, etwa bestimmte Krane: über die gesamte Verwendungsdauer des Arbeitsmittels (TRBS 1201, Nummer 8.3.1 Abs. 4).
Überwachungsbedürftige Anlagen: während der gesamten Verwendungsdauer am Betriebsort der Anlage, auf Verlangen der zuständigen Behörde vorzulegen (§ 17 Abs. 1 BetrSichV).

Die gesetzliche Mindestfrist bei Arbeitsmitteln ist kurz. Wer nur das jeweils letzte Protokoll behält, kann aber später weder eine Entwicklung der Fehlerquote zeigen noch belegen, dass in der Vergangenheit lückenlos geprüft wurde. Viele Betriebe bewahren die Prüfhistorie deshalb über die Mindestfrist hinaus auf.

Typische Lücken in der Praxis sind Protokolle ohne eindeutige Zuordnung zum Gerät, etwa "Bohrmaschine, Werkstatt" bei fünf gleichen Maschinen, Protokolle ohne Namen der prüfenden Person, Sammelprotokolle ohne Angabe des Prüfumfangs und Mängel, die festgestellt, aber nie als behoben dokumentiert wurden. Eine eindeutige Inventarnummer oder ein Aufkleber am Gerät verhindert die erste Lücke, ein festes Formular mit allen Pflichtfeldern die übrigen.

Elektronisch dokumentieren: was erlaubt ist

Prüfungen dürfen elektronisch aufgezeichnet und aufbewahrt werden (§ 14 Abs. 7 und § 17 Abs. 1 BetrSichV). Die Gefährdungsbeurteilung darf ebenfalls elektronisch dokumentiert werden (§ 3 Abs. 8 BetrSichV).

Bei der Unterschrift unterscheidet die Verordnung: Bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten tritt an die Stelle der Unterschrift die elektronische Signatur (§ 14 Abs. 7 und § 17 Abs. 1 BetrSichV). Welche Form der elektronischen Signatur im Einzelfall ausreicht, legt die Verordnung nicht näher fest. Klären Sie das bei Bedarf mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Werden Arbeitsmittel an wechselnden Betriebsorten eingesetzt, muss am Einsatzort ein Nachweis über die Durchführung der letzten Prüfung vorliegen (§ 14 Abs. 7 BetrSichV). Das kann nach TRBS 1201 eine Prüfplakette, eine Stempelung oder eine Kopie der Prüfaufzeichnung sein (Nummer 8.3.1 Abs. 3).

Was eine Prüfplakette aussagt und was nicht

Eine Prüfplakette oder Stempelung gibt nach TRBS 1201 grundsätzlich nur Auskunft darüber, ob eine Prüfung durchgeführt wurde. Eine Aussage, dass das Arbeitsmittel mängelfrei ist und sicher verwendet werden kann, ist damit nicht verbunden, sofern eine betriebliche Regelung nichts anderes festlegt (TRBS 1201, Hinweis zu Nummer 8.3.1 Abs. 3). Der Arbeitgeber darf Arbeitsmittel mit Mängeln, die die sichere Verwendung beeinträchtigen, nicht zur Verfügung stellen.

Für Aufzugsanlagen gilt eine Besonderheit: In der Kabine ist eine gut sichtbare, dauerhafte Kennzeichnung anzubringen, etwa eine Prüfplakette, aus der Monat und Jahr der nächsten wiederkehrenden Prüfung sowie die prüfende Stelle hervorgehen (§ 17 Abs. 2 BetrSichV).

Deshalb gehört zu einem vollständigen Nachweis neben dem Protokoll auch die Mängelverfolgung: Welcher Mangel wurde festgestellt, wer hat ihn wann behoben, und wurde das Arbeitsmittel bis dahin aus dem Verkehr gezogen? Geräte, die eine Prüfung nicht bestanden haben, sind deutlich als unsicher zu kennzeichnen und der weiteren Verwendung zu entziehen (DGUV Information 203-071, Kapitel 8).

Prüfprotokolle ohne Zettelwirtschaft

In vielen Betrieben liegen Prüfprotokolle verteilt: Papier beim Hausmeister, PDF-Dateien von Fachfirmen im E-Mail-Postfach, Prüfbücher im Schrank. Im Ernstfall, etwa nach einem Unfall oder bei einer Begehung, muss die vollständige Prüfhistorie eines Geräts schnell vorliegen.

wartungsfox legt für jede durchgeführte Prüfung ein Prüfprotokoll als PDF an, mit Ergebnis, festgestellten Mängeln und der Unterschrift, die die prüfende Person vor Ort auf dem Gerät leistet. Mängel bleiben offen, bis sie als behoben markiert werden, und erscheinen bei der nächsten Prüfung oben auf der Checkliste. Für jedes Objekt fasst eine Nachweismappe die gesamte Prüfhistorie in einem PDF zusammen. Ob die Form der Unterschrift für Ihren Fall den Anforderungen an eine elektronische Signatur genügt, sollten Sie im Rahmen Ihrer Gefährdungsbeurteilung klären.

Häufige Fragen

Welche Angaben muss ein Prüfprotokoll nach BetrSichV mindestens enthalten?

Für Arbeitsmittel nennt § 14 Abs. 7 BetrSichV Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person. Die TRBS 1201 empfiehlt zusätzlich Datum und Anlass der Prüfung.

Wie lange muss ich ein Prüfprotokoll aufbewahren?

Bei Arbeitsmitteln mindestens bis zur nächsten Prüfung (§ 14 Abs. 7 BetrSichV), bei überwachungsbedürftigen Anlagen während der gesamten Verwendungsdauer am Betriebsort (§ 17 Abs. 1 BetrSichV).

Darf ich Prüfprotokolle nur digital führen?

Ja, die elektronische Aufbewahrung ist nach § 14 Abs. 7 und § 17 Abs. 1 BetrSichV zulässig. Bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten tritt die elektronische Signatur an die Stelle der Unterschrift.

Quellen

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.