Wartungsplan erstellen: Schritt für Schritt zum Prüf- und Wartungsplan

Stand: 14. Oktober 2026

Kurz gesagt

Ein Wartungsplan listet für jede Anlage und jedes Arbeitsmittel, welche Wartungen und Prüfungen in welchem Intervall durch wen fällig sind. Grundlage sind die Herstellervorgaben (§ 10 Abs. 1 BetrSichV) und die Gefährdungsbeurteilung, in der der Arbeitgeber Art, Umfang und Fristen der Prüfungen festlegt (§ 3 Abs. 6 BetrSichV). Der Plan entsteht in fünf Schritten: Bestand erfassen, Pflichten zuordnen, Fristen festlegen, Zuständigkeiten klären, Ergebnisse dokumentieren und den Plan fortschreiben.

Wartung, Prüfung, Kontrolle: drei verschiedene Dinge

Ein guter Wartungsplan trennt drei Tätigkeiten, die im Alltag oft vermischt werden:

Instandhaltung und Wartung halten ein Arbeitsmittel während der gesamten Verwendungsdauer in sicherem Zustand. Der Arbeitgeber hat dafür Instandhaltungsmaßnahmen zu treffen und dabei die Herstellerangaben zu berücksichtigen (§ 10 Abs. 1 BetrSichV).
Prüfung ist nach TRBS 1201 die Ermittlung des Istzustands, der Vergleich mit dem Sollzustand und die Bewertung der Abweichung. Sie wird von einer zur Prüfung befähigten Person durchgeführt, bei überwachungsbedürftigen Anlagen teils von einer zugelassenen Überwachungsstelle (ZÜS).
Kontrolle ist nach TRBS 1201 eine einfachere Feststellung offensichtlicher Mängel, etwa eines fehlenden Schutzgitters, und darf von Beschäftigten übernommen werden, die der Arbeitgeber dafür besonders unterwiesen hat (TRBS 1201, Nummer 7 Abs. 5).

Eine Wartung durch eine Fachfirma ersetzt also nicht automatisch die vorgeschriebene Prüfung, und eine Sichtkontrolle vor Arbeitsbeginn ersetzt keine wiederkehrende Prüfung. Im Plan sollten alle drei als eigene Aufgaben mit eigenem Intervall stehen.

Art und Umfang der erforderlichen Kontrollen legt der Arbeitgeber ebenfalls in der Gefährdungsbeurteilung fest (TRBS 1201, Nummer 5). Dazu gehören Kontrollen vor der jeweiligen Verwendung, zum Beispiel der Blick auf defekte Stufen einer Leiter oder beschädigte Anschlussleitungen eines Elektrogeräts, und die regelmäßige Kontrolle der Funktionsfähigkeit von Schutz- und Sicherheitseinrichtungen (TRBS 1201, Nummern 5.2 und 5.3). Solche Kontrollen gehören nicht in einen Jahreskalender, aber in die Unterweisung der Beschäftigten, die sie durchführen.

Schritt 1: Bestand vollständig erfassen

Am Anfang steht eine Liste aller Anlagen und Arbeitsmittel, die gewartet oder geprüft werden müssen. Gehen Sie dazu Raum für Raum und Standort für Standort vor. Typische Gruppen sind elektrische Anlagen und Geräte, Aufzüge, Lüftungs- und Klimaanlagen, Brandschutzeinrichtungen, kraftbetätigte Tore, Leitern und Tritte, Regale, Druckbehälter, Fahrzeuge und Flurförderzeuge sowie persönliche Schutzausrüstung.

Halten Sie für jedes Objekt mindestens fest: eindeutige Bezeichnung, Standort, Hersteller und Typ, Baujahr oder Inbetriebnahme sowie den Ablageort der Betriebsanleitung. Die Betriebsanleitung brauchen Sie im nächsten Schritt, denn dort stehen die Wartungsvorgaben des Herstellers. Auch Geräte, die gerade nicht genutzt werden, gehören in die Liste: Ein Arbeitsmittel, das zum Fälligkeitstermin außer Betrieb ist, darf erst nach der fälligen Prüfung wieder in Betrieb genommen werden (§ 14 Abs. 5 BetrSichV).

Schritt 2: Pflichten zuordnen

Für jedes Objekt klären Sie, welche Wartungen und Prüfungen anfallen. Quellen dafür sind:

die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG und § 3 BetrSichV, in der der Arbeitgeber Art und Umfang der Prüfungen und die Fristen festlegt (§ 3 Abs. 6 BetrSichV),
die Herstellervorgaben aus der Betriebsanleitung, die bei der Instandhaltung zu berücksichtigen sind (§ 10 Abs. 1 und 2 BetrSichV),
besondere Vorschriften für einzelne Anlagen, etwa Anhang 2 BetrSichV für überwachungsbedürftige Anlagen oder die DGUV Vorschrift 3 für elektrische Anlagen und Betriebsmittel,
das Regelwerk Ihres Unfallversicherungsträgers mit Beispielen für bewährte Prüffristen (TRBS 1201, Nummer 6.1 Abs. 3).

Ein Beispiel für eine gesetzliche Höchstfrist: Bei Aufzugsanlagen darf die Frist für die Hauptprüfung durch eine ZÜS zwei Jahre nicht überschreiten, in der Mitte dazwischen ist eine Zwischenprüfung durch eine ZÜS durchzuführen (Anhang 2 Abschnitt 2 Nummer 4.1 und 4.3 BetrSichV).

Schritt 3: Intervalle und Fälligkeiten festlegen

Die Fristen sind so zu bemessen, dass die Arbeitsmittel bis zur nächsten Prüfung sicher verwendet werden können (§ 3 Abs. 6 BetrSichV). Kriterien sind nach TRBS 1201 unter anderem die Einsatzbedingungen, Herstellerhinweise, Schädigungsmechanismen und Unfälle oder gehäufte Mängel an vergleichbaren Arbeitsmitteln (Nummer 6.1 Abs. 2).

Für die Berechnung der Fälligkeit gibt die Betriebssicherheitsverordnung eine Regel vor: Fälligkeitstermine werden nach Monat und Jahr angegeben, und die Frist für die nächste Prüfung beginnt mit dem Fälligkeitstermin der letzten Prüfung (§ 14 Abs. 5 BetrSichV). Wird früher geprüft, beginnt sie mit dem Prüftermin. Für überwachungsbedürftige Anlagen nach Anhang 2 Abschnitte 2 bis 4 und für Arbeitsmittel nach Anhang 3 gilt eine Prüfung als fristgerecht, wenn sie spätestens zwei Monate nach dem Fälligkeitstermin durchgeführt wurde. Diese Toleranz gilt nicht für alle anderen Arbeitsmittel und sollte nicht als Regelfall eingeplant werden.

Schritt 4 und 5: Zuständigkeiten klären, dokumentieren, fortschreiben

Zu jeder Aufgabe gehört eine verantwortliche Person oder Firma. Instandhaltung dürfen nur fachkundige, beauftragte und unterwiesene Beschäftigte oder geeignete Auftragnehmer durchführen (§ 10 Abs. 2 BetrSichV). Für Prüfungen legt der Arbeitgeber fest, welche Anforderungen die befähigten Personen erfüllen müssen (§ 3 Abs. 6 BetrSichV). Tragen Sie im Plan auch ein, wer intern Termine mit Fachfirmen und Überwachungsstellen abstimmt.

Jede durchgeführte Prüfung wird aufgezeichnet (§ 14 Abs. 7 und § 17 BetrSichV). Der Plan selbst ist kein einmaliges Dokument: Die Gefährdungsbeurteilung ist regelmäßig zu überprüfen und bei sicherheitsrelevanten Änderungen, neuen Erkenntnissen etwa aus Unfällen oder unwirksamen Schutzmaßnahmen sofort zu aktualisieren (§ 3 Abs. 7 BetrSichV). Nach Unfällen, längerer Nichtnutzung oder Naturereignissen ist vor der weiteren Verwendung eine außerordentliche Prüfung nötig (§ 14 Abs. 3 BetrSichV). Zeigen die Prüfergebnisse, dass eine Frist zu lang ist, muss sie verkürzt werden, gute Ergebnisse können eine Verlängerung rechtfertigen (TRBS 1201, Nummer 6.1 Abs. 3).

Spalte	Beispiel
Objekt und Standort	Kraftbetätigtes Rolltor, Halle 2
Aufgabe	wiederkehrende Prüfung
Grundlage	Gefährdungsbeurteilung, Herstellerangaben
Intervall	12 Monate
Zuständig	befähigte Person der Torfirma
Letzte Prüfung, Ergebnis	März, ohne Mängel
Nächste Fälligkeit	März des Folgejahres

Vom Tabellenblatt zum laufenden Plan

Viele Wartungspläne beginnen als Tabelle. Das funktioniert, solange eine Person sie pflegt und regelmäßig hineinschaut. Schwierig wird es, wenn mehrere Standorte, wechselnde Zuständige und Hunderte Objekte zusammenkommen, denn eine Tabelle erinnert nicht von selbst an Fälligkeiten.

wartungsfox übernimmt eine bestehende Anlagenliste als CSV-Import. Der Prüfpflicht-Finder schlägt zu den erfassten Anlagen passende Prüfpflichten aus einem Katalog mit Rechtsgrundlage und üblichem Intervall vor, die Intervalle passen Sie an Ihre Gefährdungsbeurteilung an. Fälligkeiten erscheinen in einer Ampel und im abonnierbaren Kalender, Erinnerungen kommen per E-Mail. Wartungsverträge mit Fachfirmen lassen sich samt Kündigungsfristen hinterlegen, und auf einem hochgeladenen Grundriss sehen Sie, wo fällige Anlagen stehen. Nach einer Prüfung vor Ort, die per QR-Code am Objekt erfasst wird, setzt wartungsfox den nächsten Termin aus dem hinterlegten Intervall.

Häufige Fragen

Was gehört in einen Wartungsplan?

Für jedes Objekt mindestens Bezeichnung und Standort, die Aufgabe (Wartung, Prüfung oder Kontrolle), die Grundlage, das Intervall, die zuständige Person oder Firma, das Datum und Ergebnis der letzten Durchführung sowie die nächste Fälligkeit.

Wer legt die Prüffristen im Wartungsplan fest?

Der Arbeitgeber, und zwar im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung (§ 3 Abs. 6 BetrSichV). Gesetzliche Höchstfristen, etwa zwei Jahre für die Hauptprüfung von Aufzügen nach Anhang 2 BetrSichV, dürfen dabei nicht überschritten werden.

Ab wann läuft die Frist für die nächste Prüfung?

Nach § 14 Abs. 5 BetrSichV ab dem Fälligkeitstermin der letzten Prüfung, bei einer vorgezogenen Prüfung ab deren Durchführung. Fälligkeiten werden nach Monat und Jahr angegeben.

Quellen

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.